-प्रसाद अरविंद जोग theworldneedit@gmail.com

कार्यालय असणे ही उद्योगाची गरज असेल तर प्राधान्यक्रमाने त्याचा विचार उद्योजकांनी करायलाच हवा. स्वतःच्या आस्थापनेचे स्वतःचे असे स्वतंत्र एक भव्यदिव्य, प्रशस्त, हवेशीर कार्यालय असावे असे काही उद्योजकांना उद्योग सुरू होण्यापासून पडत असलेले स्वप्न असते तर काही उद्योजक कामात स्वतःला इतके झोकून देतात की, त्यांना कार्यालयाची एवढी फार गरज वाटत नाही. त्यांच्या मते कारखान्यातून, दुकानातून येणारा गल्ला मात्र दिवसेंदिवस वाढत गेला पाहिजे.

उद्योजकाला कार्यालय हवंच का? हा प्रश्न उद्योजक कोणत्या प्रकारचे उद्योजकीय कार्य करतो किंवा कोणते उत्पादन उत्पादित करतो किंवा कोणती विशिष्ट सेवा आपल्या ग्राहकांना पुरवतो यावर अवलंबून आहे. एखादा दुकानदार असेल किंवा एखादा पेढीचालक असेल, कापडविक्रेता असेल तर त्याचा गल्ला, त्याची पैसे घेण्याची जागा, व्यावसायिक कामकाज यासाठी आवश्यक असणारी जागा ही त्या उद्योजकाची किंवा व्यावसायिकाची ‘धंद्याची किंवा कार्यालयीन जागा’ असं आपण गृहित धरू शकतो; पण त्या व्यावसायिकाला विशिष्ट प्रशासकीय गरजांसाठी किंवा गोपनीयता पाळली जाण्यासाठी एका बंदिस्त कार्यालयीन जागेची गरज भासूही शकते.

कार्यालयीन कामकाज वेगळे ठेवल्यास ते आटोपशीर होते. बचतगटातील महिलांचेसुद्धा बचतगट चालवण्यासाठी लागणाऱ्या दस्तावेजांचे, कागदपत्रांचे वेगळे दप्तर असते. बचतगटदेखील स्वतःचे कार्यालय असावे या मताचे झाले आहेत. अगदी घरातून साधासा गृहोद्योग व्यवसाय करणाऱ्या गृहिणींनी, उद्योजकांनी शक्य असल्यास त्यांनी घरातच का होईना एखादी विशिष्ट जागा आपल्या कामकाजासाठी नेमून वापरायला सुरवात करायला हवी. ‘कार्यालयीन कामकाज’ हे जर स्वतंत्र असेल तर ते अधिक सुरक्षित व गोपनीय राहू शकते. कार्यालयीन जागेमुळे एक व्यावसायिक शिस्त व वक्तशीरपणा येतो. कार्यालयीन जागेचा वापर करायची गरज ही व्यक्तीसापेक्ष असू शकते.

गरजांचा नीट अभ्यास करून कार्यालयीन जागा निवडणे हे उद्योजकांसाठी हितकर ठरत असते. उद्योजकांना उद्योग उभारणीच्या विविध टप्प्यात वेगवेगळ्या कार्यालयीन कामांसाठी मनुष्यबळ लागते त्यावेळी उद्योजकांनी स्वतंत्र प्रशासकीय कार्यालय सुरू केले तर चांगले असे मानणारा एक मतप्रवाह असू शकतो, तर काहींच्या मते उद्योगाच्या सुरवातीलाच कार्यालयाचे प्रावधान केलेले बरे..सुरवातीच्या भांडवल उभारणीच्या काळात किंवा प्रकल्प सुरू करण्याच्या प्रयत्नात असतानाच म्हणजे अन्य उद्योजकीय जबाबदाऱ्या असताना उद्योजकाचे प्रशस्त स्वतंत्र कार्यालय असावे किंवा नसावे याबद्दल विविध मतप्रवाह असू शकतात. दुसऱ्या किंवा तिसऱ्या पिढीतील उद्योजक ज्यांच्या बाजारपेठेत वडिलोपार्जित जागा आहेत त्यांनाही वेगळेच प्रश्न पडत असतात. ते म्हणजे...आजच्या स्पर्धेच्या युगात जे समोर दिसते ते ग्राहकांना हवेहवेसे वाटते.

यामुळे बाजारपेठेत असणाऱ्या स्वतःच्या मोक्याच्या जागी स्वतःचे पिढीजात चालत आलेले दुकान चालवायचे ?की अद्ययावत विक्रीकेंद्र सुरू करायचे? की आपले स्वतंत्र कार्यालय थाटून सेवाक्षेत्रातील वेगळ्या व्यवसाय वाटा चोखाळायच्या? पिढीजात दुकानदार, पेढीवाले यांच्या गरजा वेगळ्या असल्याने त्यांचे कार्यालयीन जागेसंदर्भातील प्रश्न वेगळे असू शकतात. उद्योग साकारताना पहिल्या पिढीतले बरेचसे उद्योजक साशंक असतात की, आपले कार्यालय नक्की कुठे असावे? कोणत्या भागात हवे? कमी क्षेत्रफळाचे हवे की, जास्त क्षेत्रफळाचे? यावर उत्तर म्हणजे स्वत:च्या कार्यालयीन कामाच्या गरजा व आपल्या कर्मचारीवर्गाच्या गरजा पूर्ण करण्यासाठी अनुकूल अशा मोक्याच्या ठिकाणी आणि सर्वसोयींनी परिपूर्ण असे कार्यालय असावे.

कार्यालय एक संज्ञा : कार्यालय म्हणजे (कार्य + आलय) थोडक्यात काम करण्याची किंवा काम करवून घेण्याची प्रशासकीय जागा. ‘कार्यालयीन कामकाज’ हे उद्योजकतेचे अविभाज्य अंग आहे. कार्यालय असणे ही उद्योजकीय गरज तर आहेच; पण हल्ली असे निदर्शनात येते की, काही लाखात खर्च हा निव्वळ कार्यालय अद्ययावतीकरण करण्यात काही उद्योजक खर्ची घालतात, तर काही उद्योजक सुरवातीच्या टप्प्यात खिशाला परवडत नसूनसुद्धा महागडे भाड्याचे कार्यालय घेण्याच्या फंदात पडतात. आजच्या लेखात आपण उद्योजकांसाठी कार्यालय असणे किती आवश्यक, किती अनावश्यक यावर भाष्य करणार आहोत.

कार्यालयाची आवश्यकता ज्या उद्योगात प्रशासकीय, संगणकीय, व्यवस्थापकीय काम तसेच ग्राहकांशी दूरध्वनीवरून संवाद साधण्याची कामे नियमित स्वरूपात केली जातात किंवा सल्ला सेवा दिला जातो तसेच विविध भागात, प्रांतात टपाल पाठवली जाता, मोठ्या प्रमाणात होणाऱ्या उलाढाली नोंदवण्यासाठी वेगळे मनुष्यबळ उद्योजक नेमतात. दैनंदिन कारभारासाठी, पत्रव्यवहार करण्यासाठी, अन्य व्यावसायिक लोकांना संपर्क करण्यासाठी संपर्क कार्यालयाची गरज भासते. आपली, आपल्या उद्योगाची स्वतंत्र ओळख निर्माण होऊन कर्मचाऱ्यांना कामाच्या ठिकाणी सुरक्षित, प्रेरित, प्रोत्साहित वाटावे आणि त्यांच्यात संघभावना जागृत होऊन कामाचा उरक वाढावा म्हणून देखील कार्यालयाची आवश्यकता भासते.

कार्यालय उद्योगाच्या आस्थापनेचे वैभव, कीर्ती वाढवत असते. यामुळे उद्योजकाची बाजारामधली विश्वासार्हता व पतही वाढते. स्वतंत्र कार्यालय थाटण्याची घाई कोणत्या उद्योजकांकडून नसावी. एकलसेवा पुरवठादार, कारखानदार, दुकानदार, गाडी दुरुस्त करणारे उद्योजक आपल्या कामाच्या जागीच छोटे व्यवस्थापकीय कार्यालय सुरू करू शकतात. त्यांना लगेचच वेगळे मोठे स्वतंत्र कार्यालय थाटून बसण्याची आवश्यकता नसते. कारण, उद्योजकांना आपल्या कामाच्या ठिकाणी स्वतः उपस्थित राहून दैनंदिन कामकाज आपल्या कारागिरांकडून काढून घ्यावे लागते.

प्रशासनातील अनुभवसंपन्न, वरिष्ठ कर्मचारी यांना त्यांच्या योग्यतेनुसार प्रशासकीय जबाबदाऱ्या नेमून कार्यालयाला प्रशासकीय शिस्त लावता येऊ शकते. व्यवस्थापनाच्या मूलभूत तत्त्वांचा अवलंब कार्यालय व्यवस्थापनात खुबीने करण्यात आला तर कार्यालयीन कामकाज पूर्ण क्षमतेने व सहजतेने होऊन व्यावसायिक ध्येय, उद्दिष्ट साध्य करण्यासाठी कार्यालयामधील कर्मचाऱ्यांमध्ये संघभावना वाढीस लागते. व्यवसायाच्या सुरवातीलाच वाजवी धोका पत्करून प्रशस्त कार्यालय घ्यायचे किंवा नाही याचा निर्णय उद्योजकांनी जरी स्वतः घ्यायचा असला तरी या लेखाच्या माध्यमातून तरुण उद्योजकांनी कार्यालय घेताना काय करावे आणि काय करू नये, हे लेखाच्या माध्यमातून सूचित करावेसे वाटते.

काय करू नये?

कार्यालय कर्ज काढून फक्त दिखाव्यासाठी घेऊ नये. आपण उद्योजक आहोत, आपल्याकडे बरेच कर्मचारी काम करतात, आपल्या कार्यालयात रोज एवढ्या माणसांचा राबता असतो हे निव्वळ सांगण्यासाठी खिशाला परवडत नसले तरी नको तो व नको तितका ताण घेऊन कार्यालय चालवण्याच्या फंदात पडू नये. कार्यालय सुरू करण्यामागचे प्रयोजन निश्चित झाल्याशिवाय कार्यालय सुरू करू नये. स्वतंत्र कार्यालय सुरू करूनसुद्धा उद्योग विस्तारीकरणात त्याचा उपयोग नीट होत नसेल तर दीर्घकाळासाठी कार्यालयाच्या करारात अडकून पडू नये. कार्यालयात सुरवातीलाच महागडी उपकरणे व साधनसामुग्री विकत घेण्याचे टाळावे.

काय करावे

कार्यालय छोटे असेल तरी मोक्याच्या जागी घेण्याचा प्रयत्न असावा. कार्यालय व्यवस्थापन कौशल्य शिकून घेण्याची मानसिक तयारी करूनच कार्यालय उभारणीचा निर्णय घ्यावा. स्वतंत्र कार्यालयामुळे होणाऱ्या वाढीव खर्चाला तोंड देण्यासाठी विक्री वृद्धीचा आराखडा बळकट करायला हवा. कार्यालय सारखे बदलण्यापेक्षा शक्यतो एकाच जागी राहील यासाठी आग्रही असावे. यामुळे विश्वासार्हता वाढीस लागते. कार्यालय म्हणजे फक्त वास्तू नाही, तर ती ‘तथास्तू’ म्हणणारी उद्योजकीय वास्तू आहे, हे जाणून कार्यालयात कामाप्रती निष्ठा असणाऱ्याच कर्मचाऱ्यांची भरती करण्याकडे कल असावा.

-सुरवातीच्या संघर्षाच्या काळात ‘कार्यालय’ हे ‘पांढरा हत्ती’ म्हणून सांभाळावे लागणार नाहीना याकडे उद्योजकाने दक्ष असावे.