ऑफिस मीटिंग बनवा अधिकाधिक प्रॉडक्‍टिव्ह ! "या' मार्गांचा करा अवलंब

सोलापूर : टीमबरोबर प्लॅन डिस्कस करणे असो वा अभिप्राय घेणे असो, या सर्वांसाठी मीटिंग उत्तम मार्ग आहे. म्हणूनच कार्यालयीन संस्कृतीत मीटिंगला महत्त्व दिले जाते. अशा परिस्थितीत हे लक्षात ठेवायला हवे, की मीटिंग लक्ष्याला गाठणारी असावी. तसे न करणे म्हणजे वेळेचा अपव्यय आहे. आज आपण अशा मार्गांबद्दल पाहू ज्याद्वारे ऑफिस मीटिंग अधिक प्रॉडक्‍टिव्ह बनवता येईल... 

होत आहेत नवनवीन प्रयोग 
ऑफिस मीटिंगसाठी जगभरात नवनवीन प्रयोग केले जात आहेत. या प्रयोगातील एक भाग म्हणून मायक्रोसॉफ्टने जपानमधील आठवड्याचे दिवस केवळ चारवर आणले आहेत आणि मीटिंगची वेळ 20 मिनिटांवर आणली आहे; जेणेकरून कर्मचारी मीटिंगमध्ये लक्ष केंद्रित करू शकतील व त्यांना कंटाळा येणार नाही. 

टेक अवे सूची तयार करा 
फक्त मीटिंग केल्याने काम पूर्ण होत नाही. म्हणूनच, मीटिंगमधून कोणते टेक अवे पॉईंट मिळतील याची यादी तयार करा. हे देखील महत्त्वाचे आहे कारण कार्यालयात आपल्याला बरेच प्रकल्प हाताळावे लागतात. जर टेक अवे यादीची अंमलबजावणी केली गेली नाही तर मीटिंगचा फायदा होत नाही आणि मीटिंगमधील चर्चेत घेतलेले मुद्दे लागू होत नाहीत. याबरोबरच सहकारी सदस्यही मीटिंग गांभीर्याने घेत नाहीत. अशी मीटिंग कोणत्याही प्रकारे चांगली मानली जात नाही. तर मीटिंगची ताबडतोब टेक अवे यादी जरूर बनवा आणि त्याचा पाठपुरावा देखील करा. याचा फायदा पूर्ण टीमला होतो आणि उत्पादकताही वाढते. 

फक्त महत्त्वाच्या लोकांनाच कॉल करा 
मीटिंग लक्षवेधी ठेवण्यासाठी विषयाशी संबंधित असलेल्या मर्यादित लोकांनाच सभेचा भाग बनवा. काहीवेळा मीटिंगमध्ये अति लोकांच्या सहभागामुळे लक्ष विचलित होण्याचे प्रमाण वाढते. जर बॉसला काही माहिती प्रत्येकापर्यंत पोचवायची असेल तर प्रत्येकास मेलद्वारे देखील माहिती दिली जाऊ शकते. 

आधीपासूनच नियोजन तयार ठेवा 
कोणतेही मोठे काम पूर्ण करण्याचा पहिला आणि महत्त्वाचा भाग म्हणजे नियोजन. म्हणून आधी नियोजनावर लक्ष केंद्रित करणे महत्त्वाचे असते. नियोजन आखत असताना लक्षात ठेवा की सुरवातीपासूनच प्रत्येक गोष्टीचे व्यवस्थित नियोजन करूनच पुढे जावे लागेल. हे केल्यास काम करताना काही शंका उपस्थित होत नाही. तसेच बैठकीला जाण्यापूर्वी आपल्या प्लॅनचा आढावा घ्या, जेणेकरून कोणताही महत्त्वाचा मुद्दा सुटत असेल तर तो लक्षात येईल. 

अजेंडा स्पष्ट ठेवा 
अल्पावधीच्या बैठकीत बऱ्याच मुद्द्यांवर चर्चा होणे आवश्‍यक असते, त्यामुळे अजेंडा स्पष्ट ठेवणे फार महत्त्वाचे आहे. कोणता मुद्दा महत्त्वाचा आहे हे आपण अगोदरच ठरवावे; अन्यथा अनेक महत्त्वाच्या मुद्द्यांवर टीमला मंजुरी मिळत नाही, जी भविष्यात हानिकारक सिद्ध होऊ शकते. 

द्विमार्ग संवाद आवश्‍यक 
टीम मीटिंगला द्वि-मार्ग संवाद प्लॅटफॉर्म असे म्हणतात. अशा परिस्थितीत कंपन्यांचा टीमशी बोलू न देता वेगाने बदलणाऱ्या वातावरणात लक्ष्य गाठण्यासाठी दबाव असतो. अशा परिस्थितीत बरेच बदल करावे लागतील. कोणत्या विभागासाठी व्यवस्थापनाने कोणते बदल केले आहेत आणि कोणते महत्त्वपूर्ण निर्णय घेण्यात आले याविषयी माहिती देण्यासाठी मीटिंग घेतल्या जातात. मीटिंगचा हेतू फक्त यापुरते मर्यादित नाही तर नवीन कल्पना ऐकल्याशिवाय, टीममध्ये ताळमेळ निर्माण केल्याशिवाय उद्दिष्टपूर्ती होऊ शकत नाही. जर आपण लीडर असाल तर आपल्या टीम मेंबरना बोलण्याची संधी द्यावी, हे लीडर आणि टीम मेंबरसाठी आवश्‍यक आहे. बैठकीत त्यांचे म्हणणे ठेवण्यास दिल्याने त्यांना टीममधे अधिक योगदान देण्यास प्रोत्साहित करते, जे संघाचा आत्मविश्वास वाढवण्याचे काम करते. एकतर्फी संवाद साधणे उद्दिष्टापर्यंत पोचत नाही.