‘अर्ज’ किया है... (आश्विनी देशपांडे)

वेगवेगळ्या प्रकारचे अर्ज भरणं ही एक अपरिहार्य; पण किचकट आणि जिकिरीची प्रक्रिया असते. अर्ज भरणाऱ्याच्या सुविधेचा विचार अशा अर्जांच्या मांडणीत-रचनेत अभावानंच केलेला आढळतो. माहिती देणाऱ्या आणि घेणाऱ्या किंवा नोंदवणाऱ्या अशा दोन्ही व्यक्तींसाठी सुकर होईल अशी रचना, योजना करणं डिझाइनच्या मदतीनं सहज शक्‍य आहे. तसं करण्यासाठी ना अर्जाची किंवा तिकिटाची किंमत बदलावी लागेल, ना वितरणाची पद्धत. तेव्हा आपुलकी आणि वेगळेपणा ठळकपणे प्रकट करण्याचं एक साधन म्हणून तरी या व्यावसायिक माहितीपत्रांमध्ये सकारात्मक बदल घडावा.

लेखनाची आणि वाचनाची आवड असली तरीही काही गोष्टी वाचाव्या अथवा लिहाव्या लागल्या तर हमखास तक्रार करावीशी वाटते! दुर्दैवानं या गोष्टी अजिबात टाळता येत नाहीत. कोणत्याही प्रकारची औपचारिक नोंदणी करायची असेल तर छापील किंवा ऑनलाईन फॉर्म (अर्ज) काळजीपूर्वक वाचावे आणि भरावे लागतात. 

माहितीची अधिकृत नोंद व्हावी यासाठी फॉर्म अपरिहार्य आहेत; पण तक्रार यासाठी की बहुतांश सगळेच फॉर्म ते भरणाऱ्या व्यक्तीच्या परिस्थितीचा, मनःस्थितीचा अथवा लेखनक्षमतेचा विचार करून डिझाइन केले जात नाहीत. 
जरा आठवून पाहा ः जन्मनोंदणी, शाळाप्रवेश, वैद्यकीय नोंद, बॅंकेत खातं उघडणं, रेल्वेची तिकिटं, प्राप्तिकर, विमा, ॲप किंवा वेबसाईटवर नोंदणी अशा अनेक ठिकाणी फॉर्म भरण्याचे प्रसंग आपल्यावर येतात. या सगळ्या फॉर्मची तुलना केली, तर बरीचशी माहिती तीच असते; पण ती भरण्याचा अनुक्रम आणि स्वरूप भिन्न असतं. 
कधी वैयक्तिक आणि व्यावसायिक माहितीची सरमिसळ असते, कधी आडनावापासून सुरवात, तर कुठं नाव आधी, तारीख-वार भरताना कुठं तारीख पहिली, तर कधी महिन्यापासून सुरवात. काही फॉर्मवर चौकटी छापलेल्या असतात, त्यात एकेक अक्षर बसवावं लागतं, तर कधी अपुऱ्या रेषांवर दाटीवाटीनं माहिती कोंबावी लागते. 
काही फॉर्म कित्येक पानांवर पसरलेले असतात किंवा ऑनलाईन असतील तर कितीही स्क्रोल केलं तरी संपतच नाहीत. खरं तर एक ठराविक माहितीच प्रत्येक ठिकाणी अपेक्षित असते; पण ती माहिती देणाऱ्या व्यक्तीचा सहानुभूतिपूर्वक विचार केला जात नसल्यामुळं प्रत्येक फॉर्म दुसऱ्या फॉर्मपेक्षा वेगळा निघतो, वागतो. रंगांचा किंवा अक्षराच्या आकारांचा प्रभावी उपयोग केलेला दिसत नाही आणि माहितीचं वर्गीकरण करण्याचा प्रयत्नही विरळाच. 

केवळ फॉर्मच नव्हे, तर बस, रेल्वेची तिकिटं, बॅंकेची पासबुकं, लेबल किंवा पॅकेजिंगवर असलेली अनिवार्य माहिती, ओळखपत्र, विमानाची तिकिटं, बोर्डिंग पास, महामार्गावरच्या टोल भरल्याच्या पावत्या, कुठलीही खरेदी केल्याच्या पावत्या, नाटकाची किंवा सिनेमाची तिकिटं, क्रेडिट व डेबिट कार्ड अशा असंख्य व्यावसायिक नोंदींसाठी आणि संवादासाठी अनिवार्य असलेल्या संदेशांचं योग्य प्रकारे विचार करून डिझाइन केलं जात नाही. माहिती देणारी आणि वापरणारी व्यक्ती कशा पद्धतीनं विचार करेल किंवा माहितीची देवाण-घेवाण उपयुक्त कशी होईल, तसंच नेमकी कोणती माहिती महत्त्वाची किंवा निर्णायक असते, याचा विचार प्रत्येक ठिकाणी होणं आवश्‍यक आहे. 

-फॉर्म भरणाऱ्या व्यक्तीसाठी सुलभ फॉर्म कसा असावा ?
१) ठळक अक्षरातल्या मथळ्यानं सुरवात असावी. यात तो फॉर्म नेमका कशासाठी आहे याचा स्पष्ट, निःसंदिग्ध उल्लेख हवा. 
२) फॉर्मच्या सुरवातीलाच तो भरण्यासाठी कोणत्या कागदपत्रांची किंवा नोंदींची गरज पडू शकेल याची यादी असली, तर तो भरताना मध्ये खंड पडणार नाही. उदाहरणार्थः जन्मदाखला, पासपोर्ट, बॅंक खातं क्रमांक इत्यादी. 
३) जी माहिती गोळा केली जाते आहे, ती नेमकी कुठं जमा होईल, तिचा कशा प्रकारे उपयोग करण्यात येईल आणि त्यामुळं होणारे फायदे किंवा धोके यांचा स्पष्ट, वाचता येईल अशा आकाराच्या अक्षरात उल्लेख सर्वप्रथमच असावा. 
४) प्रत्यक्ष माहितीचे रकाने डिझाइन करताना सामान्यपणे किती माहिती, शब्द, क्रमांक लिहिले जातील, या अंदाजानं चौकोन किंवा रेषा उपलब्ध केल्या जाव्यात. 
५) माहिती वेगवेगळ्या गटांत विभागली तर ती जास्त तर्कशुद्ध होते आणि भरताना गोंधळ होण्याची शक्‍यता कमी होते. उदाहरणार्थ, वैयक्तिक माहिती : नाव, जन्मतारीख किंवा व्यायसायिक माहिती : कंपनीचं नवा, हुद्दा, कामाचं स्वरूप इत्यादी. 
६) फॉर्मवर जी माहिती अनिवार्य असेल, ती ऐच्छिक माहितीपेक्षा वेगळ्या भागात, रंगात असावी. म्हणजे दोन्हींतला फरक सहज समजू शकेल. 
७) सही करण्याच्या जागा एकापेक्षा जास्त असतील तर त्या क्रमांकासकट उल्लेखिल्या जाव्यात. उदाहरणार्थ ः सही १/३, सही २/३ ज्यामुळे एकूण तीन सह्या करायच्या आहेत, हे स्पष्ट होऊ शकेल. 

एकूण उद्देश योग्य माहिती योग्य प्रकारे मांडली जावी, हाच असला पाहिजे; पण हा एक अतिशय दुर्लक्षित प्रकार आहे. ज्या कंपन्या प्रचंड वेळ, महत्त्व आणि पैसे खर्च करून ग्राहकांना, आपण किती चांगली उत्पादनं किंवा सोई पुरवतो, याची जाहिरात करत असतात, त्याच कंपन्या ग्राहकांना सोप्या रीतीनं संवाद साधता यावा, यासाठी नोंदणीचे फॉर्म किंवा अभिप्राय व्यक्त करण्यासाठीचे/तक्रार करता येण्यासाठीचे फॉर्म सोपे असावेत, याबाबत संपूर्णपणे उदासीन दिसतात. माझ्या २८ वर्षांच्या व्यावसायिक अनुभवात ‘माहिती’ सुलभ आणि सुबकपणे डिझाइन करण्यासाठी चर्चा केल्याची उदाहरणं नगण्यच आहेत. 

फॉर्मइतकंच किंवा कदाचित जास्त झटपट माहिती देण्याची गरज असलेलं दुसरं उदाहरण म्हणजे विमानाचा बोर्डिंग पास. यात आपल्याला माहिती भरायची नसते; पण आपल्याला प्रवास सुरळीत व्हावा, यादृष्टीनं लागणारी सगळी माहिती यावर छापलेली असते. गर्दीच्या जागी कमीत कमी वेळात सामान घेऊन पोचणं आणि भल्यामोठ्या विमानतळावर नेमक्‍या गेटपाशी वेळेत हजर असणं यासाठी मदत व्हावी, असा या पासचा खरा उपयोग व्हावा, हे अपेक्षित आहे. त्याअनुषंगानं निघण्याच्या आणि पोचण्याच्या शहरांची पूर्ण आणि संक्षिप्त नावं, विमानाचा कोड किंवा क्रमांक, गेट क्रमांक, गेटपाशी हजर राहण्याची वेळ, आसनक्रमांक, तारीख इत्यादी मोजकीच माहिती या पासवर दिलेली असते. मात्र, ज्या प्राधान्यानुसार प्रवाशांना ती हवी असते, त्याचा प्रत्यक्ष पासवर दिलेल्या प्राधान्याशी अजिबात संबंध नसतो. याचं मुख्य कारण म्हणजे, प्रवाशांच्या सोईसाठी ते डिझाइन केलंच जात नाही. त्या माहितीची योजना ही प्रवाशांच्या सोईचं मोठं साधन होऊ शकते, हा विचारच केला गेलेला दिसत नाही. प्रायोगिक तत्त्वावर काही डिझायनरनी असा विचार करून अचूक माहिती आणि त्याही पुढं जाऊन प्रवासाच्या ठिकाणचं हवामान, स्थानिक वेळ, नकाशात नेमकं स्थान अशी अतिरिक्त उपयोगी माहिती या बोर्डिंग पासमध्ये देण्यात यश मिळवलं आहे. 

माहिती देणाऱ्या आणि घेणाऱ्या किंवा नोंदवणाऱ्या अशा दोन्ही व्यक्तींसाठी सुकर होईल अशी रचना, योजना करणं डिझाइनच्या मदतीनं सहज शक्‍य आहे. तसं करण्यासाठी ना फॉर्मची किंवा तिकिटाची किंमत बदलावी लागेल, ना वितरणाची पद्धत. तेव्हा आपुलकी आणि वेगळेपणा ठळकपणे प्रकट करण्याचं एक साधन म्हणून तरी या व्यावसायिक माहितीपत्रांमध्ये सकारात्मक बदल घडावा.